Opdracht voor ontwikkeling nieuwe externe communicatiestrategie

OPDRACHT VOOR ONTWIKKELING NIEUWE EXTERNE COMMUNICATIESTRATEGIE 

UITNODIGING TOT HET INDIENEN VAN EEN OFFERTE


 

1.  Situering Benelux Unie en Secretariaat-Generaal Benelux Unie

 De Benelux Unie is een intergouvernementeel samenwerkingsverband op basis van een Verdrag (2012) tussen België, Nederland en Luxemburg. De drie landen slaan de handen in mekaar om grensoverschrijdende samenwerking te stimuleren en aanjager (motorrol) te blijven van de Europese integratie. 

Het Secretariaat-Generaal van de Benelux Unie is een internationale instelling te Brussel waar 50 personeelsleden dagelijks handen en voeten geven aan de samenwerking tussen de drie landen. Het Benelux-secretariaat speelt een leidende rol in het zichtbaar maken bij de stakeholders van de Benelux-samenwerking. 

De communicatiecel van het Benelux-secretariaat bestaat uit twee personen: 1 communicatie­adviseur (NL) en 1 manager events en communicatie (FR) .

 

2.  Communicatie strategisch kader 

De externe communicatiestrategie van het Secretariaat-Generaal van de Benelux Unie berust op focus op de resultaten die een impact hebben op het leven van burgers en ondernemers. De interactie met de doelgroepen (hoofdzakelijk in de politiek – diplomatiek- institutionele sfeer en het middenveld) wordt bereikt door de inzet van diverse ‘on en offline’ communicatiemiddelen/kanalen : de sociale media (twitter, linkedin, facebook, instagram), de Benelux-website, digitale nieuwsbrieven, themabrochures, maar ook webinars en fysieke events/conferenties). 

Het inhoudelijke kader van de communicatie wordt gevormd door het nieuwe meerjarenplan (2021-2024) en de daaruit voortvloeiende jaarplannen. Beide strategische documenten geven een beeld van de inhoudelijke projecten waarmee de Benelux Unie bezig is en worden op ministerieel niveau aangestuurd. 

 

3.  Behoefte aan ontwikkeling nieuwe communicatiestrategie 

Op dit moment spelen verschillende evoluties die ook voor de communicatie van belang zijn. In 2020 onderzocht Nederland de Benelux-samenwerking (evaluatie-rapport), kwam er een startbrief ( 14-04-2020) van de Raad van de Benelux met daarin de wens de zichtbaarheid te verhogen bij burgers, bedrijven en de stakeholders, is er sinds dit jaar het nieuw gemeenschappelijk meerjarenplan (2021-2024), is COVID-19 een nieuwe realiteit en wordt het Benelux-secretariaat slagvaardiger gemaakt doormiddel van een externe audit die momenteel loopt. Deze audit  zal resulteren in een nieuwe beleidsvisie van het College van secretarissen-generaal op de werking en toekomstig in te slagen weg van het Benelux-secretariaat.  

De communicatie dient met deze evoluties rekening te houden en hierop aangepast worden.  De bestaande fundamenten van het communicatiebeleid moeten dus vernieuwd worden. 

Het algemene doel blijft om de zichtbaarheid van de Benelux-samenwerking te verhogen. Zowel de inzet om de EU verder aan te jagen als de inzet om  het leven van burgers en ondernemers te faciliteren.

 

 4. Opdracht voor externe consultancy 

Deze opdracht heeft tot doel beroep te doen op externe consultancy om een nieuwe communicatiestrategie van het Secretariaat-Generaal van de Benelux Unie te realiseren. 

Deze externe expertise wordt uitgevoerd door middel van een ad-hocopdracht die een aanvulling vormt op de capaciteiten die intern binnen de organisatie beschikbaar zijn. Er dient dus nauw samengewerkt te worden met de bestaande communicatiecel. 

Het algemene doel van deze opdracht is de kwaliteit en de impact van de communicatie van het Secretariaat-Generaal van de Benelux Unie te verbeteren en rekening te houden met de laatste ontwikkelingen zoals geschetst in punt 3. Een bijzonder aandachtspunt hierbij is de communicatie toe te spitsen op de drie landen, de drie ‘communicatiemarkten’. Ook de creativiteit dient te verhogen rekening houdend met de allerlaatste technologische evoluties.

Concreet worden volgende 8 elementen gevraagd in de opdracht : 

  1. Analyse van huidige communicatieveld waarin Benelux zich bevindt (SWOT-analyse).
  2. Identificeren van de doelgroepen in de drie landen (stakeholdersanalyse).
  3. Formuleren van de kernboodschappen aangepast aan de informatiebehoeftes van de doelgroepen.
  4.  De bestaande huisstijl moderniseren in licht van nieuwe strategie.
  5. Bepalen van de communicatiemiddelen om de doelgroepen te bereiken (online en offline)
    ° Speciale opdracht : creatie van nieuwe Benelux-website (mogelijke integratie met websites van de andere Benelux-instellingen zoals Parlement, Gerechtshof). Hier kan rekening gehouden worden met eigen ‘in house’ analyse die werd gemaakt over de website. (op verzoek bij n.vanhaver@benelux.int op te vragen).
  6. Risicoanalyse van de strategie ( noden aan HR, budget, techniek en logistiek).
  7. Opstellen van een praktisch en onmiddellijk uitvoerbaar operationeel communicatieplan.
  8. Follow-up en evaluatie (elementen voorzien om een goede monitoring en evaluatie toe te laten, blangrijk voor bijsturing).

 

5.  Uw voorstel 

Wij vragen de volgende elementen op te nemen in het voorstel: 

  1. Visie ( max. 2 A4) op de opdracht aangevuld met een concreet plan van aanpak met opgave van milestones en termijnen. 
  2. Forfaitaire kostprijs (exclusief BTW) in euro voor de volledige opdracht, inclusief verplaatsingskosten of andere kosten die verband houden met de opdracht. 

Richtbudget voor deze opdracht: max 50.000 euro

  1. Ervaring in gelijkaardige opdrachten:
  • Aantoonbare ervaring en expertise (met opgave van referenties). Ervaring in internationaal en grensoverschrijdend verband is een voordeel.
  • CV toevoegen
  • Kennis van het Nederlands of het Frans (werktalen van de Benelux). Kennis van de andere werktaal is een pluspunt.

 

6.  Criteria waarmee rekening zal worden gehouden bij de keuze van het voorstel dat voor Benelux het           meest interessant is 

Kostprijs

40%

Kwaliteit:

-          Visie en plan van aanpak

-          Timing

-          Expertise in de drie communicatiemarkten

-          Expertise in vernieuwing website 

50%

Ervaring in de internationale institutionele wereld

10%

 

7.  Timing

Het strategische luik moet klaar zijn tegen 1 oktober 2021 en het operationele project, met inbegrip van de communicatiemiddelen, tegen 23 december 2021

 

8.  Praktisch 

Benelux raadpleegt meerdere communicatiebureaus. Het College kan steeds afzien van de opdracht en eventueel een nieuwe prijsvraag organiseren.

Voorstellen zijn in te dienen t.a.v. de heer Thierry Charlier, directeur a.i., Dienst Strategie & Communicatie per mail (th.charlier@benelux.int) uiterlijk op 14 mei 2021

Uitvoeringsperiode opdracht:      14 juni 2021 tot 23 december 2021

Taal van uw voorstel:                     Nederlands of Frans

Geldingsduur van uw voorstel:    75 dagen te rekenen vanaf de uiterste datum voor indiening van de voorstellen. 

Indien u voorwerp uitmaakt van een strafrechtelijke veroordeling die uw professionele integriteit aantast, in staat van faillissement verkeert, openstaande fiscale of sociale schulden heeft of technisch onbekwaam bent, zal uw voorstel worden uitgesloten. 

Benelux zal de ontvangen voorstellen evalueren in het licht van de hoger vermelde criteria. Voorstellen die niet of onvoldoende beantwoorden aan de voorwaarden of doelstellingen kunnen opzij worden geschoven. Benelux kan een of meer communicatiebureaus uitnodigen voor besprekingen zonder daartoe evenwel gehouden te zijn.  Benelux kan ook aan een of meer communicatiebureaus aangepaste voorstellen vragen.

 

9.  Contact 

-       voor inhoudelijke communicatieve zaken: Nick Van Haver (n.vanhaver@benelux.int)

-       voor juridische zaken: Séverine Van Mieghem (s.vanmieghem@benelux.int)

 

10.     Contractuele bepalingen

De contractuele bepalingen die Benelux vooropstelt voor deze opdracht zijn vervat als bijlage bij deze prijsvraag.

 

11.     Bijlagen 

-        Contractuele bepalingen (21-PR(NO-016)NL)

Actueel

Campagne wijst ondernemers op groeikansen door vastleggen intellectueel eigendom

08 apr. 2021 58

Minder dan 5 procent van de Nederlandse ondernemers heeft hun merk, vormgeving, model, octrooi of kwekersrecht laten registeren. Dat blijkt uit Europees onderzoek. Reden voor de Nederlandse overheid om ondernemers hierop te wijzen in een campagne. Uit hetzelfde onderzoek blijkt dat... lees meer

18 250 dosissen lachgas in beslag genomen tijdens grootschalige controleactie

30 mrt. 2021 189

Politie- en douanediensten uit Nederland, Luxemburg, Frankrijk en België hebben van donderdag 25 maart tot en met zondag 28 maart gezamenlijk een grensoverschrijdende actie gehouden tegen de handel in verdovende middelen en het drugstoerisme. Van de in totaal 1778 gecontroleerde pe... lees meer

De Benelux-landen, Frankrijk en Duitsland versterken hun samenwerking op veterinair gebied

30 mrt. 2021 137

Op initiatief van het Belgische voorzitterschap van de Benelux Unie zijn de hoofden van de veterinaire diensten (Chief Veterinary Officers) van de Benelux, Frankrijk en Duitsland virtueel bijeengekomen. Dit hoofdzakelijk voor overleg over de toepassing van een nieuwe Europese dierg... lees meer

meer nieuwsberichten