Marché pour le développement d'une nouvelle stratégie de communication externe

  

MARCHÉ POUR LE POUR LE DÉVELOPPEMENT D'UNE NOUVELLE
STRATÉGIE DE COMMUNICATION EXTERNE
 

 INVITATION À SOUMISSION D’UNE OFFRE

 


 

1.  Mise en contexte de l'Union Benelux et du Secrétariat général Benelux 

L'Union Benelux est une enceinte de coopération intergouvernementale qui repose sur un traité (2012) conclu entre la Belgique, les Pays-Bas et le Luxembourg. Les trois pays s'associent pour stimuler la coopération et continuer à jouer ensemble un rôle moteur en matière d’intégration européenne. 

Le Secrétariat général de l'Union Benelux est une institution internationale située à Bruxelles qui compte cinquante collaborateurs œuvrant au quotidien à la concrétisation de la coopération entre les trois pays. Le Secrétariat général Benelux joue un rôle de premier plan pour assurer la visibilité de la coopération Benelux auprès des parties prenantes. 

La cellule Communication du Secrétariat général Benelux se compose de deux personnes, un ­conseiller en communication et une gestionnaire « évènementiel et communication ».  

 

2.  Cadre stratégique pour la communication 

La stratégie de communication externe du Secrétariat général de l'Union Benelux repose sur la mise en lumière des résultats qui ont un impact sur la vie des citoyens et des entreprises. L'interaction avec les groupes cibles (principalement dans la sphère politique, diplomatique, institutionnelle et la société civile) s'établit par divers moyens et canaux de communication, en ligne et hors ligne : médias sociaux (Twitter, LinkedIn, Facebook, Instagram), site web Benelux, bulletins d'information électroniques, brochures thématiques, mais aussi webinaires et évènements/conférences physiques). 

Le contenu du cadre de communication est formé par le nouveau programme de travail pluriannuel (2021-2024) et les plans annuels qui en découlent. Les deux documents stratégiques donnent une idée du contenu des projets sur lesquels l'Union Benelux travaille et sont pilotés au niveau ministériel. 

 

3.  Nécessité de développer une nouvelle stratégie de communication 

Actuellement, plusieurs évolutions sont en cours, qui sont également importantes pour la communication. En 2020, les Pays-Bas ont analysé la coopération Benelux (rapport d'évaluation), le Conseil Benelux a envoyé une lettre de mission (14.4.2020) exprimant le souhait d'accroitre la visibilité auprès des citoyens, des entreprises et des parties prenantes. Depuis cette année, il y a un nouveau programme de travail commun (2021-2024), la COVID-19 est une nouvelle réalité, et un audit externe actuellement en cours rendra le Secrétariat général Benelux plus efficace. Cet audit aboutira à une nouvelle vision stratégique du Collège des Secrétaires généraux sur le fonctionnement et la trajectoire future du Secrétariat général Benelux.  

La communication doit tenir compte de ces évolutions et être adaptée en conséquence. Les principes existants de la politique de communication doivent donc être modernisés. 

L'objectif global reste d'accroitre la visibilité de la coopération Benelux. De même, tant l'engagement d'être un moteur pour l'UE que de faciliter la vie des citoyens et des entreprises demeure. 

 

4.  Marché de consultance externe 

Ce marché a pour objet de faire appel à un consultant externe pour élaborer une nouvelle stratégie de communication du Secrétariat général de l'Union Benelux. 

Cette expertise externe s’effectuera par une mission ponctuelle qui permettra de compléter les capacités disponibles au sein de l'organisation. Il s'agira donc de coopérer étroitement avec la cellule Communication existante. 

L'objectif global de ce marché est d'améliorer la qualité et l'impact de la communication du Secrétariat général de l'Union Benelux et de prendre en compte les dernières évolutions telles que décrites au point 3. À cet égard, il est particulièrement important de focaliser la communication sur les trois pays, les trois « marchés de la communication ». Il s'agit également d'accroitre la créativité, compte tenu des derniers progrès technologiques. 

Concrètement, le marché comporte les huit éléments suivants : 

  1. Analyse du cadre de communication dans lequel se trouve actuellement le Benelux
    (analyse SWOT).
  2. Identification des groupes cibles dans les trois pays (analyse des parties prenantes).
  3. Formulation des messages clés adaptés aux besoins d'information des groupes cibles.
  4. Modernisation du style maison actuel conformément à la nouvelle stratégie.
  5. Détermination des moyens de communication permettant d'atteindre les groupes cibles
    (en ligne et hors ligne).
    ° Mission spéciale : création d'un nouveau site web Benelux (intégration possible avec les sites web des autres institutions Benelux comme le Parlement, la Cour de Justice). Dans ce cadre, il peut être tenu compte de l'analyse interne réalisée à l'égard du site web (à demander auprès de n.vanhaver@benelux.int ).
  6. Analyse de risques de la stratégie (besoins en RH, budget, technique et logistique).
  7. Élaboration d'un plan de communication opérationnel pratique et immédiatement exécutable
  8. Suivi et évaluation (fournir des éléments permettant un suivi et une évaluation appropriés, importants en cas d'adaptation) 

 

5.  Votre proposition 

Nous demandons de reprendre les éléments suivants dans la proposition : 

  1. Vision (max. 2 A4) du marché complétée par un plan d'approche concret reprenant les étapes et délais. 
  1. Prix forfaitaire (hors TVA) en euros pour la totalité du marché, y compris les frais de déplacement ou d'autres frais liés au marché. 

Budget indicatif pour ce marché : 50.000 euros max.

  1. Expérience dans des missions similaires:
  • Expérience et expertise avérées (avec indication de références). Une expérience dans un cadre international et transfrontalier est un atout.
  • Ajouter le(s) CV.
  • Connaissance avérée du français ou du néerlandais (langues de travail du Benelux). La connaissance de l’autre langue de travail est un atout. 

 6.  Critères dont il sera tenu compte pour la sélection de la proposition la plus intéressante pour le Benelux 

Prix

40%

Qualité:

-          Vision et plan d’approche

-          Timing

-          Expertise dans les trois marchés de communication

-          Expertise en matière de renouvellement de sites web

50%

Expérience dans le monde institutionnel international

10%

 

 7.   Calendrier 

Le volet stratégique devra est prêt le 1er octobre 2021 et le projet oprérationnel, y-compris les moyens de communication, le 23 décembre 2021

 

8.  Aspects pratiques 

Le Benelux consulte plusieurs agences de communication. Le Collège se réserve le droit de renoncer à tout moment au marché et d'éventuellement organiser une nouvelle demande de prix. 

Les offres sont à adresser à Monsieur Thierry Charlier, directeur f.f., Service Stratégie & Communication, par courriel (th.charlier@benelux.int ) au plus tard le 14 mai 2021

Période d'exécution du marché :               du 14 juin 2021 jusqu’au 23 décembre 2021.

Langue de votre proposition :                    néerlandais ou français

Durée de validité de votre proposition :   75 jours à compter de la date ultime d'introduction des propositions.

 Si vous faites l’objet d’une condamnation pénale affectant votre intégrité professionnelle, êtes en faillite, faites l’objet de créances fiscales ou sociales ou n’avez pas de compétences techniques, votres proposition sera exclue. 

Le Benelux évaluera les propositions reçues à la lumière des critères d'évaluation susmentionnés. Les propositions qui ne satisfont pas, ou pas suffisamment, aux conditions ou aux objectifs peuvent être écartées. Le Benelux peut inviter une ou plusieurs agences de communication à des discussions sans toutefois y être obligé. Le Benelux peut également demander des propositions adaptées à une ou plusieurs agences de communication.

 

9.  Contact 

-    pour toute question relative à la communication : Nick Van Haver (n.vanhaver@benelux.int)

-    pour toute question juridique :   Séverine Van Mieghem (s.vanmieghem@benelux.int)

 

 10.  Dispositions contractuelles 

Les dispositions contractuelles proposées par le Benelux dans le cadre du présent marché sont jointes en annexe à la présente demande de prix.

 

 11.  Annexes: 

Dispositions contractuelles (21-PR(N0-016)FR)

 

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